Privacyverklaring G.C.H.C.
1. Onderwerp
1.1. In deze Privacyverklaring informeert de vereniging Groningsche Cricket en Hockey Club (hierna te noemen: "G.C.H.C.”) omtrent de omgang met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers, bezoekers, gebruikers van haar mediaplatforms, accommodatie en velden, evenementen en andere personen waarvan G.C.H.C. persoonsgegevens verwerkt.
1.2. Door middel van deze Privacyverklaring geeft G.C.H.C. uitvoering aan de informatieverplichtingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: "AVG”). De privacyverklaring is van toepassing op zowel leden als bezoekers van G.C.H.C.
1.3. In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:
(a) Mediaplatforms: digitale servers, gegevensdragers, kennisbanken, drukwerk en/of communicatiemethoden die media aan een publiek kunnen leveren en G.C.H.C. gebruikt ten behoeve van de doelen opgesomd in art. 3.1 van deze privacyverklaring. Onder deze mediaplatforms valt in het bijzonder – maar niet beperkt tot – het navolgende:
a.wekelijkse Knuppelbode;
b.website van G.C.H.C.;
c.website van het Martinitoernooi;
d.Facebookpagina’s van G.C.H.C.;
e.app van G.C.H.C.;
f.Instagram van G.C.H.C.;
g.nieuwsbrief van het bestuur die per email aan G.C.H.C.-leden verstrekt wordt;
h.snapchat van G.C.H.C.;
i.jaarlijks verstrekte almanak van G.C.H.C.
j.Exact Online
(b) Betrokkene: iedere persoon waarvan G.C.H.C. als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.
(c) Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.
(d) Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, gebruiken en verspreiden van persoonsgegevens.
(e) LiBo: Live Borrel, een meermaals terugkerend sociaal evenement met eventueel een live optreden.
2. Algemeen
2.1. G.C.H.C. verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG, de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze.
2.2. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de in art. 3.1 van deze Privacyverklaring beschreven doeleinden verwerkt.
2.3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit art. 6 van de AVG:
(a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
(b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
(c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op G.C.H.C. rust;
(d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
(e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan G.C.H.C. is opgedragen;
(f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van G.C.H.C. of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.
3. Doeleinden verwerking persoonsgegevens
3.1. G.C.H.C. verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:
(a) het voeren van een efficiënte en adequate ledenadministratie (waaronder bij derden)en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;
(b) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien, het beheer van teams, het registreren van blessures en het volgen van de ontwikkeling van spelers;
(c) het organiseren van evenementen van of op G.C.H.C., zoals - maar niet beperkt tot - het Martinitoernooi of LiBo’s;
(d) het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van horeca-activiteiten;
(e) de organisatie van huidige en toekomstige commissies en verbanden binnen G.C.H.C.;
(f) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van G.C.H.C., via onder meer de mediaplatforms genoemd als in art. 1.3 onder a. van deze Privacyverklaring;
(g) het uitvoering geven van de Statuten en Reglementen, waaronder die van de KNHB;
(h) de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;
(i) de persooneels- en salarisadministratie van haar werknemers;
(j) het beoordelen van de aanvraag van of sollicitaties voor lidmaatschap, het bestuur, commissies en verbanden binnen G.C.H.C.;
(k) het vervaardigen en beschikbaar stellen van in het bijzonder de almanak (een jaarlijkse gedrukte uitgave met daarin het ledenbestand, inclusief adres, elektronisch postadres, foto’s en telefoonnummers) en de knuppelbode (het digitale weekblad van G.C.H.C., welke eveneens informatie uit het ledenbestand kan bevatten, met in het bijzonder foto’s van personen en sociale activiteiten);
(l) het aanbieden en beheren van de mediaplatforms, zoals genoemd in art. 1.3 onder a. van deze Privacyverklaring voor haar leden en vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit genoemde mediaplatforms;
(m) het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van G.C.H.C. of ten behoeve van evenementen van G.C.H.C.;
(n) de bevordering van de sociale cohesie binnen G.C.H.C.;
(o) ten behoeve van doeleinden waarover betrokkene vooraf separaat worden geïnformeerd;
(p) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving;
(q) het sterke vermoeden van tuchtrechtelijke, civiele- of strafrechtelijke aansprakelijkheid.
3.2. Persoonsgegevens worden door G.C.H.C. niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
3.3. G.C.H.C. deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens de voor in 3.1 van deze Privacyverklaring genoemde doeleinden.
3.4. G.C.H.C. kan voorts persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van G.C.H.C. in het belang van haar betrokkene is.
4. Beeld en geluid
4.1. Tijdens de trainingen, wedstrijden en (sociale) activiteiten bij of van G.C.H.C. worden regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt waarop leden van G.C.H.C., leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen via de in art. 1.3 onder a. van deze Privacyverklaring genoemde mediaplatforms worden verspreid in overeenstemming met de doelen als genoemd in art. 3.1 van deze Privacyverklaring.
4.2 G.C.H.C. is ten behoeve van de veiligheid van personen en zaken voorzien van camerabeveiliging. Camerabeelden worden 72 uren bewaard op een externe server. Deze server is niet vrij toegankelijk, behoudens gevallen waar een sterk vermoeden bestaat van wettelijke overtredingen of gevallen van potentiële tuchtrechtelijke, civiele- of strafrechtelijke aansprakelijkheid. In dergelijke gevallen controleert enkel het bestuur de beelden en kan zij de relevante beelden tonen aan de betrokken personen. Indien er aangifte is gedaan is het bestuur verplicht de beelden te tonen aan betrokkenen.
5. Bezwaar en beroep
5.1. Indien tegen verwerking als genoemd in het voorgenoemde artikel bezwaren bestaan, dient dit [email protected] te worden gemaakt. Het bestuur van G.C.H.C. zal in beginsel een verwijderverzoek honoreren. G.C.H.C. kan echter haar gerechtvaardigd belang - in overstemming met deze Privacyverklaring en de AVG - laten prevaleren boven een verwijderverzoek en het verwijderverzoek gemotiveerd refuteren.
5.2 Voor zowel algemeen advies als beroep tegen een beslissing van het bestuur op aangetekend bezwaar kan het bezwaarmakende individu zicht richten tot de Juridische Instantie der G.C.H.C. ("JIG”). De JIG zal onafhankelijk en onpartijdig advies verstekken en beslissen in beroep, conform het Huishoudelijk Reglement der "Groningsche Cricket en Hockey Club”, G.C.H.C.
6. Cookies
6.1. G.C.H.C. kan gebruik maken van cookies. Cookies onthouden wat de betrokkene invult op enkele van de in art. 1.3 onder a. van deze Privacyverklaring genoemde mediaplatforms voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van deze mediaplatforms op de desbetreffende betrokkene kan worden afgestemd en het niet nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.
6.2. G.C..H.C. kan ook gebruik maken van analytische cookies om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van haar mediaplatforms.
6.3. Sommige functies op de genoemde mediaplatforms werken mogelijk niet, of in mindere mate indien een computer geen cookies kan ontvangen.
7. Bewaartermijn
7.1. G.C.H.C. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in art. 3.1 van deze Privacyverklaring genoemde doeleinden.
7.2. Bij het beëindigen van het lidmaatschap kunnen persoonsgegevens van de betrokkene zeven jaren worden bewaard, tenzij de betrokkene om eerdere verwijdering van zijn of haar gegevens verzoekt door een mail te sturen naar [email protected]
7.3. Na verloop van de bovengenoemde bewaartermijn kunnen de gegevens worden overgebracht naar een archiefbestand, dat alleen toegankelijk is voor gebruikers die daartoe door het bestuur van G.C.H.C. zijn geautoriseerd. De gegevens in het archiefbestand worden voor onbepaalde duur bewaard.
8. Rechten betrokkene
8.1. Betrokkene heeft het recht G.C.H.C. te verzoeken om inzage van persoonsgegevens en om G.C.H.C. te verzoeken om rectificatie of het wissen van de persoonsgegevens, beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt.
8.2. Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft betrokkene het recht de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
8.3. Betrokkene heeft het recht advies te vragen of een bezwaar in te dienen bij de JIG, conform art. 5.2 van deze Privacyverklaring.
9. Contact
Verzoeken aan G.C.H.C. met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht [email protected]
10. Aansprakelijkheid en verantwoording
G.C.H.C. is niet aansprakelijk of verantwoordelijk voor verwerking van persoonsgegevens van leden of derden buiten haar directe invloedsfeer. Meer specifiek wordt gerefereerd aan situaties waarbij leden of externen op eigen initiatief persoonsgegevens verwerken.
11. Wijzigingen
G.C.H.C. behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen.
